如何写英语邮件？

提到英文邮件，很多小伙伴都感到鸭梨山大。

尤其是在与国外教授探讨学术问题时，总会觉得拿捏不好句型、把握不好措辞、理不清结构。一封短短的邮件用了一个世纪长的时间外贸英语邮件常用句型，好不容易按了“发送”键，还忍不住回过头来反复阅读，胆战心惊。

趴趴在这里提供几个简单实用的小tips，不妨一起来学习下~

1）克服恐惧 – 甩开胳膊去写

我们先来看看一位网友的真实经历：

曾经很长一段时间，我非常痛恨写英文邮件，特别是那些工作场合的正式邮件。那时，我有一个拥有英文文学硕士学位的老板，他有语言洁癖症，对邮件中语气和语法的要求有近乎完美主义的变态。于是乎，他手下所有的人都患上了英文邮件恐惧症。

老板在邮件中用””, 我们就不敢用” you”；老板说邮件里不允许有任何错误，我就将邮件反反复复检查三十遍才战战兢兢地发出去，眼睛盯着屏幕太用力都成了斗鸡眼，却因太紧张将””写成了” to”，于是领教了老板前无古人后无来者的咆哮。

工作中的强迫症蔓延到生活中，让家人和朋友无法忍受，当我下定决心辞职的时候，竟是身边的人最欢呼雀跃。 后来有段时间，我兼职给朋友改英文邮件，邮件令人发指的“中文英说”的程度，让自己的英文水平急剧下降。就像长期听跑调的人唱歌，保准你一开口也找不到原调在哪儿。

后来，治好我“邮件恐惧症”的是我慈祥又宽容的美国导师。他从不对我写的邮件指手画脚，当我发现自己的错误而无地自容时，他却安慰我说“没事儿，我都能看懂的。”实在遇到错得太离谱儿看不懂时，他反而“请教”我，弄得像是他理解能力有限似的。 治好了“恐惧症”，我开始甩开胳膊写东西，当敢于表达时，再来纠正错误、积累正确的语句和用法，才发现水平提高的很快。

2）多使用礼貌用语－礼貌得体

国人说英语，常给人不礼貌的感觉。并非我们故意如此，而是无意为之。

在美国，排队在咖啡馆点餐，若你对服务员说 “I want a !” 服务员定会在心里鄙视你一番。 这句话翻译成中文并未有什么不妥，大意是“我想要一杯大杯拿铁”，可英文的感觉就没那么礼貌了，颇有点儿“哎，给老子来杯拿铁”的味道。 若你留意，一般英语为母语的人会这么点餐 “Can I have a ?” 用 can 引导的疑问句马上把谈话的氛围渲染的彬彬有礼。

写邮件的时候也一样。我导师的著作被翻译成中文在国内出版，有一天收到一封来自中国的邮件。来信的人本无恶意，针对导师书中关于中国的内容有些不同意见，想和导师探讨。但也许是英文水平有限，通篇充满了”I want let you know”、”you must that”、”you have to know”…

这些话的语气，都充满了一种“你小子啥也不懂，我告诉你啊”的居高临下的语气。连我导师这样一个低调、慈祥的老头儿，都有一种想往他头上砸板砖的冲动，就更别探讨什么学术问题了。

所以，一封礼貌得体的邮件，不仅能让看的人舒服，还能提升你在对方眼中的形象，特别是在商务信函中，能提高沟通的效率，减少因误会引起不必要的麻烦。 如何让一句生硬的英文变成礼貌用语，这里有几点诀窍：

若要向对方表达请求、质疑、观点时，尽量用疑问句

例如，上面那个给我导师写邮件的同学，如果他将 “I want let you know… “（我要让你知道）这样欠揍的句型，稍稍修改为 “May I say that… “，或许故事的结局就大不一样了。

再比如，若你向对方提出请求，选择疑问句型，可以彰显出你的谦和和修养。例如你要去某地做个演讲，你希望会议组织者为你准备PPT、打印演讲提纲等东西，你可以在提出要求之后，写上一句 ” you be able to for me? “（请问您能帮我安排好这些物品吗？）看了这样的邮件，保准对方在为你卖力时，心里是没有草泥马奔跑的。 当然，上述原则不适用于对方粗鲁无礼不可理喻，或者你比阅件者 （等级）高N倍的情形。在这些情形下，你大可不必考虑语气、用词或语法，大喇喇地把你邮件甩出去吧。我想即使你写的是中文，对方也会屁颠颠去找个翻译的。

适当的恭维、感谢和祝福很必要

这世上没有人不爱听好听话，这是放之四海而皆准的真理。在邮件中适当放入一些这样的话，让对方心里暖洋洋并乐滋滋地为你卖力，何乐而不为？

当然太多的恭维话又会显得自己太卑微，可能对方会轻瞧你。一般恭维话、感激语和祝福放在邮件的最后一部分，在你提出要求或说完正事儿之后。有几句经典句型使用频率颇高，不妨拿去背背：

A. We the you to us, and we feel to have you as our and .

我们非常感激你为我们提供的服务，有您这样的客户和朋友是我们的运气。

B. We you time out of your busy to show us our stay in . I like to you for your warm and for our stay in so and . also our to your for .

我们在芝加哥期间，非常感激您在百忙之中抽出时间陪我们参观。再次感谢您的热情款待，您让我们在芝加哥度过了如此令人难忘和特别的时光。同时请代我向您的家人表达我们的谢意。

C. I wish you and your , and in the year!

祝您和您的家人在新的一年生活愉快、身体健康、事业兴旺！

D. of you on this day and you a !

在这个特别的日子里，非常想念你。祝你度过一个快乐的圣诞节！

3）长话短说－再斟酌句型

国人写英文，长得像火车，一甩一大段，写到最后主谓宾都分不清楚。看邮件的人，不得不先做语法句型划分练习，随后才能将意思猜出一二。 例如，我曾碰到过这样一封邮件，它写道：

With the , we a five star for our , we also put a lot of and many of food day, all the felt free to from them, the food and were in the of , , safe in to give our to hold ……

这封毫无语法和句型可言的邮件，若被起草者的初中英语老师看到估计会羞愧地撞墙吧。 所以“地道”的邮件要避免写你拿不准的长句，而代之以简短句。先保证句子的正确性，再来斟酌句型的优美。 另外，避免使用 “in the of “（本着什么原则）、 “give to hold “（给予足够的能量去开会）这样中式的思维。 上面那段话，若要保持原意，使用简短句，可稍作修改为：

A five-star was for the . We to a of food to them as well. All food and were , and safe in to all ‘ …

为与会者安排了五星级酒店的住宿。并且我们竭尽所能为与会者提供各种美食。所有准备的食物和饮料都是健康、干净、安全的，满足所有与会者的要求…

4）莫要造词－换用描述表达

造词的一个“罪魁祸首”就是电子词典。很多中文听起来很溜的词，其实英文里是不用的。 例如，若你查“权力寻租”， 电子词典会显示 ” rent- “。这个词频繁地出现在国人写的论文、邮件、文章中，我曾经也对这个词的正确性深信不疑。 直到有一天，我一个美国朋友问我这是啥意思，我才知道人家是根本不用的。

还有一个词 ” “（经营者）外贸英语邮件常用句型，相信学法律的人对这个词很熟悉，甚至我们的法条翻译中也频频使用它。但我问了很多美国法学教授和学生，他们都不认为这是一个正确的用法。

如何避免造词？我的写作老师告诉我，若你对一个词（特别是翻译过来的词）的正确性拿不准的时候，不妨用描述性的话去解释它，就像字典里解释一个词一样。例如，“权力寻租”就可以写成 “one (e.g. ‘s ) uses her to gain her “。虽说啰嗦些，但至少可以避免歧义。

希望以上的小tips可以帮到题主，在写英文邮件时文思泉涌，下笔如有神！